กิจกรรม 5 ส (5 S)

กิจกรรม 5 ส เป็นรากฐานสำคัญของ การพัฒนาทรัพยากรบุคคล จะมุ่ง การพัฒนาคนในองค์การ คือ มุ่งให้พวกเขาพัฒนาตนเอง
ก่อนเป็นอันดับแรก คือฝึกให้รู้จัก จัดระเบียบให้กับตนเอง โดยพื้นฐาน กิจกรรม 5 ส จะพูดถึงการปรับพฤติกรรมแบบง่ายๆ การปรับ
พฤติกรรมดังกล่าว แบ่งเป็น 5 เรื่องใหญ่ๆ คือ

- การแยกแยะสิ่งของต่างๆ ให้ชัดเจน คือ "สะสาง"
- การจัดหมวดหมู่สิ่งของให้ง่ายต่อการใช้ คือ "สะดวก"
- การรักษาความ "สะอาด" สิ่งของเครื่องใช้ของตนเองอย่างทั่วถึง
- หมั่นทำ 3 ประการแรก โดยยึดหลัก "สุขลักษณะ" เป็นสำคัญ
- ทำกิจกรรมทั้งหมดอย่างต่อเนื่องจนเคยชิน กลายเป็นการ "สร้างนิสัย" ให้มีระเบียบวินัย

ความหมายของกิจกรรม 5 ส

มีนักวิชาการหลายท่านได้นิยามความหมายของ 5 ส ไว้ สรุปได้ดังนี้

กิจกรรม 5 ส คือ กิจกรรมแห่งการสร้างวินัย สร้างระเบียบชีวิต นิสัยความรับผิดชอบ และ นิสัยที่เอื้อให้การทำงาน เกิด
ประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง ว่าเป็นรากฐานของทั้งการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เอง และเป็นรากฐานที่
จะนำไปสู่การปรับปรุงเพิ่มผลผลิตและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

กิจกรรม 5 ส คือ การสร้าง "นิสัย" นิสัยของความมีระเบียบ นิสัยความรับผิดชอบต่อตนเอง และ นิสัยที่เอื้อให้การทำงาน
เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อเสริมสร้างคนให้มีคุณภาพไปเกื้อหนุนองค์การ

สรุป ความหมายของกิจกรรม 5 ส คือ การจัดระเบียบภายในองค์การอย่างสร้างสรรค์ให้ทุกคนรู้จักตัวเอง ดูแลรับผิดชอบ
ตัวเองอันจะนำไปสู่ความเข้มแข็งขององค์การในภาพรวม

วัตถุประสงค์ของ 5 ส

1. 5 ส ถูกคิดค้นขึ้นมาเพื่อปูพื้นฐานในการปรับปรุงและสร้างคุณภาพให้เกิดกับงานต่าง ๆ ในองค์การ โดยการยึดหลักที่ให้
พนักงานในองค์กรทุกคนเริ่มพัฒนาเรื่องใกล้ตัวที่สุด คือสิ่งของรอบ ๆ ตัว ในสถานประกอบการ

2. 5 ส เป็นการปลูกฝังให้บุคลากรในองค์การมีวินัยในตนเอง และละเอียดรอบคอบ ไม่มองข้ามขั้นตอนเล็กน้อยในการ
จัดการสถานประกอบการรวมไปถึงสภาพแวดล้อมในการทำงาน

เนื่องจากการเริ่มต้นของกิจกรรม 5 ส มีพื้นฐานอยู่ที่การเน้นประสิทธิภาพในการผลิต โดยการพัฒนาปัจจัยการผลิตนั้น
จะมุ่งพัฒนาองค์ประกอบหลักที่สำคัญ ดังนี้

1. คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ดีต่อลูกค้า และงานที่ทำได้อย่างถูกต้อง
2. ต้นทุนในการผลิต คือถ้าจะเสียต้องสูญเสียในสิ่งที่จำเป็นต้องเสียเท่านั้น
3. การจัดส่ง ต้องถูกต้องทั้งจำนวน เวลา และสถานที่ รวมถึงถูกต้องตามที่ลูกค้าต้องการ
4. ความปลอดภัยต่อผู้ปฏิบัติงานและลูกค้า
5. ขวัญและกำลังใจของพนักงานให้เกิดความมุ่งมั่นที่จะสร้างผลงาน

จุดกำเนิด 5 ส

5 ส เริ่มขึ้นครั้งแรกโดยสันนิษฐานว่ามีมาตั้งแต่โบราณกาลแล้ว เพราะเรื่องการปลูกฝังระเบียบ
วินัยเป็นสิ่งที่มนุษย์ให้ความสำคัญเสมอมา ซึ่งจุดเริ่มต้นของ 5 ส น่าจะมาจากทางตะวันตกก่อน แต่ที่เริ่มนำ
มาใช้อย่างชัดเจน คือ ในประเทศญี่ปุ่น โดยชาวญี่ปุ่นได้ปรับเปลี่ยนแนวคิดของทางตะวันตกในเรื่องสร้าง
ระเบียบวินัย และการเพิ่มผลผลิตให้มีความเหมาะสมกับวัฒนธรรมที่มีลักษณะเฉพาะมากยิ่งขึ้น

การเกิด 5 ส ในญี่ปุ่นไม่ได้เกิดเป็น 5 ส ในรูปแบบที่ชัดเจน แต่พัฒนามาจากแนวคิดในเรื่องการ
ควบคุมคุณภาพ (Quality Control : QC) กล่าวคือ หลังจากที่ญี่ปุ่นแพ้สงครามโลกครั้งที่ 2 กองกำลังฝ่าย
สัมพันธมิตรโดยการนำของสหรัฐอเมริกาที่เข้ายึดครองญี่ปุ่น ได้เรียกร้องให้มีการรักษาคุณภาพของชิ้นส่วน
อุปกรณ์โทรคมนาคมในประเทศญี่ปุ่น เพราะขณะนั้นสินค้าของญี่ปุ่นด้อยคุณภาพมาก

การทำ 5 ส ปรากฏให้เห็นในช่วงที่การควบคุมคุณภาพมีการพัฒนารูปแบบ กล่าวคือ หน่วยงาน
ต่าง ๆ ต้องการแนวทางพื้นฐานที่เป็นเหมือนแรงผลักให้ผู้ปฏิบัติงาน และสภาพแวดล้อมในการทำงานเอื้อ
ประโยชน์ต่อกระบวนการผลิตมากที่สุดโดยการควบคุมคุณภาพเป็นหลักการที่มุ่งควบคุมที่ตัววัตถุมากกว่า
ดังนั้นจึงมีผู้คิดค้นหลักการง่าย ๆ จะมาสนับสนุนกิจกรรม QC รวมไปถึงกิจกรรมอื่น ๆ โดยกิจกรรมที่จะ
ต้องมารองรับนี้จะต้องเป็นกิจกรรม "รากฐาน" ที่มุ่งไปที่ตัวคนและสภาพแวดล้อม ซึ่งหลักการนั้นก็คือ
หลัก 5 ส ที่ทางญี่ปุ่นเรียกว่า 5 S นั่นเอง

การเข้ามาสู่ประเทศไทยของ 5 ส

สำหรับประเทศไทยนั้น บริษัทเอ็นเอชเค สปริง (ประเทศไทย) จำกัด เป็นแห่งแรกที่นำกิจกรรม
5 ส มาใช้ในปี พ.ศ. 2522 โดยตอนนั้นเรียกกันว่า 5 S ในครั้งแรกนั้น Mr. Shigemi Morita ประธานกรรมการ
บริษัทได้นำมาใช้เฉพาะ 3 ส แรกเพื่อเป็นพื้นฐานในการบริหารบริษัท จากนั้นในปี พ.ศ. 2524 จึงประกาศใช้
5 ส เป็นนโยบายในการบริหารงาน โดยให้ระดับผู้จัดการเป็นแกนนำ และสร้างความเข้าใจในกิจกรรม 5 ส
ให้แก่บรรดาพนักงานทั่ว ๆ ไป

จากนั้นในช่วงปี พ.ศ. 2526 บริษัทคูโบตา อุตสาหกรรม จำกัด (กลุ่มบริษัทในเครือซีเมนต์ไทย)
ได้นำ 5 ส มาดำเนินการในโรงงาน และเผยแพร่ความรู้นี้ให้แก่บริษัทที่สนใจ ทั้งบริษัทในเครือซีเมนต์ไทย
และจากภายนอก ต่อมาวิศวกรและเจ้าหน้าที่ของบริษัทในเครือซีเมนต์ไทยได้ประชุมปรึกษาและได้บัญญัติ
ศัพท์ โดยแปลงความหมายของคำว่า 5 S เดิมในภาษาญี่ปุ่นมาเป็นภาษาไทยให้สอดคล้องเสียงกันกับ 5 S
และได้เผยแพร่กิจกรรม 5 ส ไปยังบริษัทอื่น ๆ

แนวคิดกิจกรรม 5 ส ประกอบด้วย
1. สะสาง (Seiri) เซหริ
2. สะดวก (Seiton) เซตง
3. สะอาด (Seiso) เซโซ
4. สุขลักษณะ (Seikesu) เซเก็ทสึ
5. สร้างนิสัย (Shitsuke) ชิทสึเกะ

3 ส แรก เป็นขั้นตอนการกระทำที่ส่งผลต่อวัตถุที่เราได้เข้าไปจัดการ ส่วน 2 ส หลัง เป็นผลพวงจากการกระทำของ 3 ตัวแรก
แล้วเกิดประโยชน์ต่อผู้กระทำกิจกรรม 5 ส ซึ่งมีรายละเอียดสรุปได้ดังนี้

"ส" แรก ให้สะสาง (Seiri) ของที่ใช้ได้กับใช้ไม่ได้

ความหมายของการ "สะสาง" คือแยกให้ชัด ให้เป็นหมวดหมู่ อันจะทำให้การทำงานหรือหยิบสิ่งจำเป็นมาใช้ได้สะดวกรวดเร็ว
ยิ่งขึ้น รวมถึงเกิดประโยชน์แฝง ที่มาจากการสะสาง คือ การมีพื้นที่ว่างที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในการเก็บของอื่นๆ ส่วนของที่ไม่ต้องการ
ต้องทิ้งไป หรือนำกลับคืนมาใช้ซ้ำ (Recycle) ก็เป็นอีกทางหนึ่งที่จะก่อประโยชน์ได้

จุดสำคัญของขั้นตอนการสะสาง

1. ผู้บริหารต้องกำหนดนโยบายให้ชัดเจนว่าอะไรคือของที่ไม่ต้องการ เพราะสิ่งสำคัญของการสะสางคือ การแยกของที่ต้องการ
และไม่ต้องการออกจากกัน
2. การแลกเปลี่ยนความคิดระหว่างผู้บริหารและพนักงาน เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นการที่ผู้บริหารลงไปสัมผัสและเข้าไปตรวจ
สภาพความเป็นจริงเพื่อรับทราบว่า ที่ผู้บริหารคิดว่าไม่ต้องการนั้น พนักงานอาจเห็นเป็นสิ่งจำเป็น หรือผู้บริหารอยากเก็บไว้ แต่พนักงานอาจ
มองว่าเกินความจำเป็น และผลที่ได้ตามมาคือ จะสามารถกำหนดหรือวางแนวทางต่อไป

ประโยชน์ที่ได้รับจากการสะสาง

1. สามารถทราบจำนวนของที่ยังใช้ได้ว่าเหลืออยู่จำนวนเท่าใด
2. มีพื้นที่ว่างเพิ่มมากขึ้นในการเก็บของที่ยังใช้ได้ และยังเป็นการประหยัดอีกด้วย
3. ไม่ก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานและการหยิบใช้ของ

"ส" ที่ 2 คือ สะดวก (Seiton) หยิบก็ง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา

ขั้นตอน "สะดวก" ที่สำคัญคือ การนำของออกมาใช้ได้ง่าย วิธีปฏิบัติโดยพื้นฐานจะประกอบไปด้วย

1. จัดแยกของที่ใช้งานออกเป็นประเภทต่าง ๆ
2. เมื่อแยกประเภทแล้วให้จัดเก็บให้เป็นระเบียบ
3. ติดป้ายว่าเป็นประเภทใด ทั้งนี้อาจรวมถึงคุณสมบัติ น้ำหนัก และวันหมดอายุการใช้งาน อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญของขั้นตอน
"สะดวก" คือ การทำแผนผังรวมสำหรับกำหนดแนวทางในการจัดวาง ซึ่งจะแสดงสถานที่วางสิ่งของหรือเครื่องมือ การทำขั้นตอน
สะดวกก็จะส่งผลในแง่คุณภาพ ประสิทธิภาพ และความปลอดภัยได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

"ส" ที่ 3 คือ สะอาด (Seiso) เพื่อความพร้อมในการทำงาน

ขั้นตอนนี้สืบเนื่องมาจากเมื่อทำการสะสางแล้ว แบ่งแยกเพื่อความสะดวกแล้วตรงนี้จะง่ายในการนำมาทำความสะอาด อาจ
มีคำถามว่าทำไมต้องทำความสะอาดด้วย ในเมื่อสะสางจนเกิดความสะดวกในการใช้สอยแล้ว จุดสำคัญในขั้นตอนการสะสางคือความ
สะอาดที่เกิดขึ้นตามมานั้น จะทำให้สถานที่ทำงานน่าอยู่ น่าทำงาน และมีผลอย่างมากในการให้ผู้ทำงานอยู่ในสถานที่นั้น สภาพแวดล้อม
สะอาด จิตใจของคนที่ทำงานอยู่ก็ปลอดโปร่ง สดชื่น และกระตือรือร้นที่จะปฏิบัติหน้าที่อย่างเต็มกำลัง

นอกจากนี้ความสำคัญของการทำความสะอาดที่เกิดขึ้นตามมาก็คือเป็นการตรวจสอบเครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ ทำให้รู้ถึงข้อ
บกพร่องที่มีอยู่ ซึ่งปกติข้อบกพร่องเหล่านี้มักจะถูกมองผ่านไป

แนวทางปฏิบัติของขั้นตอนการทำความสะอาด

1. ปัด กวาด และเช็ดถูทุกวัน
2. มุ่งแก้ปัญหาในเรื่องฝุ่นผง ซึ่งเป็นต้นตอของการเสื่อมสภาพของวัสดุอุปกรณ์หลายประเภท
3. ยึดมั่นเสมอว่าต้องทำ ส สะอาด อย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง

ประโยชน์ของการรักษาความสะอาด

1. กับคน คือ ความปลอดภัย ความสดชื่น และความกระตือรือร้นที่จะปฏิบัติหน้าที่
2. กับเครื่องจักร คือ ความเที่ยงตรง ยืดอายุการใช้งาน และป้องกันสภาพแวดล้อมเป็นพิษ
3. กับผลิตภัณฑ์ คือ ช่วยขจัดฝุ่น และป้องกันปัญหาสนิม เพิ่มคุณค่าในการใช้งานและสร้างความน่าเชื่อถือ ความพีงพอใจ
ให้แก่ลูกค้า

"ส" ที่ 4 คือถูกสุขลักษณะ (Seiketsu) เพื่อความแจ่มใส สุขกายสุขใจ

"ส" สุขลักษณะ เป็นผลพวงมาจากการทำ 3 ส ที่ผ่านมา สุขลักษณะที่ดีของพนักงานก็เกิดขึ้น การหมั่นรักษา 3 ส ดังกล่าวมา
แล้วอย่างสม่ำเสมอ "ส" ที่ 4 จึงเป็นเรื่องของนิสัยเป็นหลัก เรื่องของสุขลักษณะนั้นเป็นเรื่องที่มุ่งเน้นพฤติกรรมของคนเป็นหลัก โดยที่
ทุกคนจะต้องช่วยกันสร้างที่ทำงานให้มีสภาพและบรรยากาศที่มีลักษณะก่อให้เกิดความสุขทั้งกายและใจ ปราศจากสิ่งและเสียงรบกวน
ต่าง ๆ อันมีผลต่อสมาธิในการทำงานซึ่งจะมีผลต่อประสาททั้ง 3 คือ หู ตา จมูก

สรุป จุดสำคัญที่สุดของการรักษาสุขลักษณะในที่ทำงานนั้น ต้องเกิดจากความร่วมมือของทุก ๆ ฝ่าย ตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุด ไป
จนถึงระดับล่าง ที่จะต้องช่วยกันปฏิบัติก็คือ การทำสะสาง สะดวก และสะอาดอยู่เป็นนิจ รวมถึงการหาแนวทางปรับปรุงวิธีปฏิบัติ 3 ส
แรกอยู่เสมอ

"ส" ที่ 5 สร้างนิสัย (Shitsuke) ให้รักที่จะทำ 5 ส

"ส" ที่ 5 นี้มุ่งไปที่การสร้างระเบียบวินัย สร้างนิสัยที่ดีให้เกิดขึ้น เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการทำ 5 ส เป้าหมายสำคัญของขั้นตอน
นี้คือ ให้ผู้ปฏิบัติรักที่จะทำกิจกรรม 5 ส อย่างเต็มที่

เรื่องการสร้างนิสัย เป็นเรื่องศิลปะเฉพาะตัวของแต่ละบุคคล บางคนก็สร้างง่าย บางคนก็สร้างยาก ในการสร้างพนักงานให้เป็น
คนมีระเบียบวินัยนั้น จะต้องทำการฝึกอบรมพนักงานให้มีความรู้ ความเข้าใจ ต่อกฎระเบียบ มาตรฐานการทำงานต่าง ๆ เพื่อให้สามารถ
ปฏิบัติจนเป็นนิสัย

จุดสำคัญของขั้นตอนการสร้างนิสัย คือ

1. การสร้างนิสัยเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งจะช่วยพัฒนาคน พัฒนางาน การปฏิบัติขั้นตอนสะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ จนกลาย
เป็นเรื่องติดตัวและการปฏิบัติเป็นประจำโดยไม่มีใครบังคับ
2. หน่วยงานต้องตอกย้ำเรื่องนี้อยู่เสมอและให้มีความต่อเนื่องในกิจกรรม
3. ควรมีการประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของระดับต่าง ๆ เพื่อหาแนวทางและพูดคุยถึงปัญหาที่เกิดขึ้น อันจะนำไปสู่การกำหนด
เทคนิควิธีที่เหมาะสมกับแต่ละหน่วยงานมากที่สุด

การนำ 5 ส ไปประยุกต์ใช้

ด้วยเหตุที่ทรัพยากรมีอยู่อย่างจำกัด ในขณะที่การเรียนรู้และการพัฒนาของคนนั้นดำเนินไปอย่างไม่รู้จบ หนทางหนึ่งในการปรับปรุง
ประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง คือ วิธีการเพิ่มผลผลิต (Productivity) ซึ่งมี 5ส เป็นกิจกรรมพื้นฐาน เข้ามาเป็นเทคนิคในการพัฒนา
คุณภาพคนและคุณภาพงาน (วิเศษ จูภิบาล. 2542 : คำนำ) ทั้งนี้อาจกล่าวได้ว่าสำหรับองค์การธุรกิจแล้ว 5 ส เป็นบันไดสู่กิจกรรมเพิ่มผล
ผลิตอื่น ๆ เนื่องจากการเริ่มต้นของกิจกรรม 5 ส มีพื้นฐานอยู่ที่การเน้นประสิทธิภาพในการผลิต โดยการพัฒนาปัจจัยการผลิตนั้นจะมุ่งพัฒนา
องค์ประกอบหลัก ๆ ซึ่งสามารถนำ 5 ส ไปประยุกต์ใช้ได้ดี โดยพื้นฐานแล้ว การนำกิจกรรม 5 ส ไปประยุกต์ใช้แต่ละองค์การนั้นไม่ได้มีความ
แตกต่างจากหลักการทั่วไปมากนักคือยังยึดหลัก สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างนิสัย เพียงแต่ทุกองค์การต้องเข้าใจธรรมชาติ และ
วัฒนธรรมของตน และนำ 5 ส มาประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม กระบวนการพื้นฐานของการทำ 5 ส ให้ประสบความสำเร็จ ประกอบด้วย

ต้องประกาศเป็นนโยบายขององค์การ

5 ส เป็นกิจกรรมที่ต้องอาศัยความเป็นหนึ่งเดียวของพนักงาน ต้องชี้แจงให้พนักงานให้เข้าใจถึงกิจกรรม 5 ส ว่าไม่ใช่เป็นเสริม
แต่ให้ถือเป็นกิจกรรมหลัก ทั้งนี้เพื่อเป็นระเบียบนำไปสู่ความสำเร็จ ก่อนจะเริ่มทำ 5 ส ต้องสร้าง "ความสำคัญ" ขึ้นมาให้ได้ คือต้องเป็น
กิจกรรมที่ดูหนักแน่นจริงจังในความรู้สึกของพนักงาน และมีผลได้ผลเสียกับทุกคน

การที่จะดำเนินกิจกรรม 5 ส ให้เป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง ผู้บริหารต้องผลักดันให้กิจกรรมเข้าไปฝังรากอยู่ในหน่วยงาน
ให้ได้ ซึ่งแน่นอนต้องมีการตั้งกลุ่มคนสักกลุ่มหนึ่งขึ้นมาดูแลและติดตามผล คือควรมีคณะกรรมการ 5 ส ขึ้นมา และการที่หน่วยงานใด
นำกิจกรรม 5 ส ไปประกาศเป็นนโยบาย ก็เท่ากับได้เน้นว่าให้พนักงานทุกคน ทุกระดับต้องเห็นความสำคัญและการสนับสนุนกิจกรรมนี้
ดังนั้น ผู้บริหารในหน่วยงานต้องเป็นแกนนำ เพื่อให้พนักงานทั้งหมดรวมพลังกัน ร่วมแรงร่วมใจกัน ดำเนินกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง และมี
จุดยืนที่แน่ชัด

ต้องให้ความรู้แก่พนักงานทุกระดับ

ส่วนหนึ่งของความสำเร็จในการนำ 5 ส มาใช้ในองค์การคือ บุคคลากรทุกคนในองค์การจะต้องมีความรู้ในเรื่อง 5 ส เป็นอย่างดี
ให้เกิดความเป็นหนึ่งเดียวในการทำแล้ว ความเข้าใจในเรื่อง 5 ส จะต้องถูกต้องตามหลักเกณฑ์ด้วย การอบรมหรือให้ความรู้แก่พนักงาน
จึงเป็นขั้นตอนหนึ่งที่มีความจำเป็นในการประกอบกิจกรรม

ในการอบรมและพัฒนาพนักงาน นอกจากจะจัดอบรมเป็นกลุ่มมีวิทยากรมาบรรยายแล้วอาจทำได้โดยการนำพนักงานเข้าเยี่ยม
หน่วยงานอื่นที่ได้ดำเนินกิจกรรม 5 ส มาก่อนหน้านี้แล้ว ซึ่งจุดนี้จะเป็นตัวชี้แนะพนักงานบางคนที่ยังไม่เข้าใจถึงขั้นตอนการดำเนินงานที่
ได้รับฟังมา หากมีใครไม่เข้าใจ ก็ต้องมีสักคน เช่น หัวหน้างาน ซึ่งพร้อมที่จะให้คำแนะนำคำปรึกษาแก่พวกเขา รวมไปถึงต้องสร้างความ
เข้าใจเกี่ยวกับ 5 ส ที่ถูกต้องและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั้งหน่วยงานได้ด้วย

ทำโปสเตอร์เพื่อประชาสัมพันธ์

โปสเตอร์ที่จัดทำขึ้นต้องสื่อความหมายและผลดีของการทำ 5 ส ได้อย่าถูกต้อง ไม่สร้างความสับสนในเป้าหมาย ขณะเดียวกัน
ก็ต้องมีความดึงดูดใจเชิญชวนให้อ่าน แบะต้องง่ายต่อการจดจำ นอกจากนี้ การจัดให้มีการประกวดโปสเตอร์ 5 ส ในหน่วยงานก็เป็นทาง
เลือกที่ดีทางหนึ่ง ที่จะช่วยสร้างความเข้าใจในกิจกรรม 5 ส และถือเป็นการประชาสัมพันธ์งานไปในตัว

จัดตั้งคณะกรรมการกลางเพื่อดำเนินกิจกรรม

กรรมการกลางในที่นี้มีหน้าที่หลักคือ กำหนดแผนปฏิบัติการหลัก เพื่อให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน มีการติดตามเพื่อประเมินผล
การปฏิบัติ ตลอดจนประสานงานติดต่อในการอบรมให้ความรู้กับพนักงานและแก้ปัญหาหากเกิดขึ้นในการปฏิบัติ คณะกรรมการดังกล่าว
ย่อมมีความสำคัญและเป็นกลไกหนึ่งที่สามารถนำกิจกรรม 5 ส ในองค์การนั้น ๆ สู่ผลสำเร็จได้ในที่สุด "คณะกรรมการกลาง" หรืออาจ
เรียกว่าคณะกรรมการตรวจพื้นที่ 5 ส มีหน้าที่หลัก ๆ คือ

1. ตรวจให้คะแนนและตัดสิน
2. ให้คำปรึกษาและความรู้เรื่อง 5 ส
3. ให้คำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษร
4. อธิบายแนวทางการตรวจ การประเมินผล การให้คะแนนแก่พนักงาน
5. ส่งเสริมกิจกรรม 5 ส ร่วมกับกิจกรรมเพิ่มผลผลิตอื่น ๆ

ทั้งนี้ เพื่อให้คณะกรรมการกลางสามารถส่งเสริมการทำ 5 ส ของหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ผู้ที่จะมาเป็นกรรมการควรมีคุณสมบัติดังนี้

1. เป็นผู้ที่มีความรู้ในกิจกรรม 5 ส
2. มีความเที่ยงธรรมเป็นที่ยอมรับของพนักงานทั่วไป
3. มีเวลาในการตรวจพื้นที่ 5 ส แต่ละครั้ง
4. มีความเข้าใจแนวทาง และหลักเกณฑ์การให้คะแนนเป็นอย่างดี
5. มีความเข้าใจและรู้อย่างละเอียดของเนื้อหาแบบฟอร์มการตรวจเป็นอย่างดี
6. เข้าใจถึงเป้าหมาย และนโยบายของคณะกรรมการและขององค์การ
7. สามารถให้คะแนนและตัดสินผลการประกวด 5 ส ได้เป็นอย่างดี
8. ประสานงาน ติดตามผล และรายงานผลการดำเนินงานร่วมกับสำนักงานใหญ่ได้
9. สามารถเข้าร่วมตัดสินผลหรือประเมินการจัดกิจกรรม 5 ส ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ได้

แบ่งพื้นที่ในการรับผิดชอบ

ถือเป็นขั้นแรกของการปฏิบัติงานจริง การเริ่มต้นที่ดีเป็นการสร้างความเชื่อมั่น สร้างขวัญและกำลังใจให้พนักงาน ดังนั้นควร
พิถีพิถันเป็นอย่างมากในขั้นตอนนี้ ทั้งนี้ เพื่อให้พนักงานทั้งหมดได้มีส่วนร่วมในการรับผิดชอบ การกำหนดพื้นที่ให้พนักงานทุกคน
มีพื้นที่ในความดูแลของตนเอง และจัดการควบคุมพื้นที่ดังกล่าวให้อยู่ในกฎเกณฑ์ของ หลัก 5 ส

การแบ่งพื้นที่รับผิดชอบนั้นจำเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งจะต้องสร้างผังตำแหน่งการปฏิบัติงานของพนักงานแต่ละคน เพื่อสร้างเป็นพื้นที่
จำเพาะในการดูแล ซึ่งการจัดแบ่งกลุ่มตามลักษณะพื้นที่ดังกล่าวอาจแบ่งเป็นแผนก ๆ ก็ได้ อาจกำหนดขอบเขตโดยยึดแนวเสาในที่
ทำงาน หรือแนวโต๊ะแนวตู้

การแบ่งพื้นที่นั้นอาจแบ่งเป็นพื้นที่เป็นส่วนย่อย ๆ และแบ่งกลุ่มพนักงานเพื่อประจำพื้นที่ ตั้งหัวหน้าเพื่อดูแลพื้นที่ดังกล่าว
ซึ่งหัวหน้าก็จะไปแบ่งหน้าที่หรือบทบาทพนักงานในเขตตนอีกที และกลยุทธ์ซึ่งเกือบทุกหน่วยงานต้องนำไปใช้ คือการตั้ง พื้นที่
ตัวอย่าง (Sample Area) ในหน่วยงานของตนเสียก่อน จากนั้นนำนโยบายและขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส มาจำลองใช้ในพื้นที่
เฉพาะจุดเหล่านี้ และดำเนินการไปจนกว่าพื้นที่นั้น ๆ ประสบความสำเร็จในระดับหนึ่ง คือสามารถบริหารกิจกรรม 5 ส ได้ด้วยตนเอง
และเป็นแบบอย่างให้หน่วยงานอื่นนำไปทำได้

การตรวจและประเมินผลเพื่อปรับปรุงแก้ไข

เมื่อระยะเวลาในการดำเนินกิจกรรม 5 ส ผ่านพ้นไปในระยะเวลาหนึ่ง จะต้องมีการตรวจและให้คะแนนโดยคณะกรรมการและ
หัวหน้ากลุ่ม โดยดูว่าพื้นที่ใดได้ทำ 5 ส สำเร็จแล้วบ้าง และได้ผลอย่างไร ต้องปรับปรุงอะไรอีกหรือไม่ คณะกรรมการและหัวหน้ากลุ่ม
จะต้องกระตุ้นหรือหามาตรการเพื่อผลักดันให้กลุ่มดังกล่าวประสบผลสำเร็จให้ได้

กิจกรรม 5 ส สำหรับใช้ในสำนักงาน

มาตรฐาน 5 ส สำหรับใช้ในสำนักงาน ควรมีการกำหนดมาตรฐานไว้ในจุดต่าง ๆ ในหน่วยงานเอาไว้ โดยการกำหนดตามลักษณะ
พื้นที่การใช้ประโยชน์ เช่น

1. มาตรฐานในบริเวณพื้นที่ทำงาน กำหนดประมาณของใช้ที่พนักงานแต่ละคนพึงมี เช่น

1.1 ปากกาดำ/แดง/น้ำเงิน รวมกันไม่เกิน 4 ด้าม
1.2 ดินสอ/ไส้ดินสอ อย่างละ 2 ด้าม
1.3 ยางลบดินสอ/ยางลบหมึก อย่างละ 1 ชิ้น
1.4 ไม้บรรทัดสั้น/ยาว อย่างละ 1 อัน
1.5 น้ำยาลบคำผิด อย่างละ 1 ชุด
1.6 ที่เย็บกระดาษ อย่างละ 1 ชุด
ฯลฯ

สิ่งของที่ตั้งบนโต๊ะอย่าให้มีมากเกินไป หลังเลิกงานแล้วไม่ควรมีอุปกรณ์เครื่องเขียนอยู่บนโต๊ะถ้ามีเอกสารรอดำเนินการ
ให้จัดใส่ที่ใส่เอกสารให้เรียบร้อย หรือเก็บใส่ตู้ที่เตรียมไว้โดยเฉพาะ
แบ่งแยกลิ้นชักส่วนตัวและลิ้นชักงาน ลิ้นชักเก็บอุปกรณ์สำนักงาน โดยลิ้นชักส่วนตัวให้เป็นลิ้นชักด้านล่างและติดป้ายบอก

2. มาตรฐานในห้องประชุม มีเจ้าหน้าที่ดูแลห้องประชุม จัดตารางการประชุม จัดเตรียมโสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ และดูแลเรื่องอื่น ๆ
ที่เกี่ยวข้อง เช่น ดูแลโต๊ะ เก้าอี้ จัดเตรียมและบริการชา กาแฟ ฯลฯ

3. มาตรฐานในห้องคอมพิวเตอร์ มีการจัดระบบการใช้คอมพิวเตอร์ เช่น กำหนดระยะเวลา มีการจองตามลำดับ ทำความสะอาด
อุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่อรักษาเครื่อง

4. มาตรฐานในมุมรับแขก/ที่อ่านหนังสือพิมพ์ หาพนักงานมาดูแลอย่าให้กระจัดกระจาย หมุนเวียนหนังสือเสมออย่าให้มีค้าง
สะสมไว้มากเกินความจำเป็น

5. มาตรฐานบริเวณทางเดิน ควรมีป้ายบอกทิศทาง ดูแลอย่าให้มีสิ่งกีดขวาง และจัดให้มีแสงสว่างพอเพียง

6. มาตรฐานในห้องเก็บพัสดุ กำหนดระยะเวลาเปิด - ปิดให้ดำเนินการ กำหนดเรื่องการส่งใบเบิกของ เวลารับของ จัดระบบการ
จัดเก็บพัสดุที่สั่งเข้ามาให้ชัดเจนเป็นหมวดหมู่

จะเห็นได้ว่าการนำเทคนิค 5 ส สามารถกำหนดได้ทุกพื้นที่ในหน่วยงาน รวมถึงการประยุกต์ใช้กับพื้นที่ที่มีลักษณะเฉพาะก็ได้
และควรมีการตรวจพื้นที่และต้องถ่ายรูปไว้เพื่อเปรียบเทียบว่าตอนก่อนที่จะลงมือทำ 5 ส กับหลังทำ 5 ส แล้วมีผลอย่างไรจากการ
กระทำอย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้น

การรักษาสภาพการดำเนินการให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง

เมื่อ 5 ส ได้ดำเนินไปด้วยดีในองค์กรแล้ว และต่อไปคือ จะทำอย่างไรให้การทำ 5 ส ได้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง การปฏิบัติ 5 ส
อย่างต่อเนื่องย่อมจะเห็นประโยชน์ในทางรูปธรรมมากกว่า

ทั้งนี้หนทางที่จะรักษาความต่อเนื่องในการทำ 5 ส ให้แก่พนักงานนั้น อาจทำได้โดยประชาสัมพันธ์ความสำเร็จ ความคืบหน้าของ
การดำเนินกิจกรรมในพื้นที่ตัวอย่าง จะเป็นตัวกระตุ้นให้พนักงานในพื้นที่อื่น ๆ เห็นความสำคัญ ซึ่งตัวกระตุ้นที่สำคัญที่สุดก็คือตัวพนักงาน
ในพื้นที่ตัวอย่างนั้นเอง ที่จะช่วยเป็นสื่อกลางในการถ่ายทอดความรู้สึกจากการที่ตัวเองไม่เคยทำมาก่อนและผลดีที่ได้รับหลังจากที่เริ่มทำ

นอกจากนี้การจัดให้มีการรณรงค์ดำเนินกิจกรรมให้เด่นชัด เช่น การจัดงานประจำพื้นที่กิจกรรม 5 ส หรือ ดังที่ปตท. จัด วัน 5 ส
5 สิงหา (Big Cleaning Day) เป็นประจำทุกปี รวมไปถึงการส่งข่าวเผยแพร่ลงในวารสารของหน่วยงาน จะยิ่งช่วยให้กิจกรรม 5 ส ได้รับ
ความสนใจอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ ยังอาจเชิญบุคคลภายนอกเข้ามาชมพื้นที่ 5 ส เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและหาแนวทางใน การ
ดำเนินกิจกรรมที่สำคัญ จะกระตุ้นให้พนักงานในพื้นที่หมั่นตรวจตราดูแลการทำกิจกรรม 5 ส ให้มีความพร้อมอยู่เสมอ

การวัดผลการดำเนินกิจกรรม

ในการวัดผลการทำ 5 ส นั้น อาจวัดออกมาได้เป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงินที่ได้จากการนำของเก่าไปขาย หรือปริมาณสิ่งของที่
หน่วยงานไม่ต้องการหรือไม่จำเป็นต้องใช้ที่ตีออกมาเป็นตัวเลขหรือจำนวนเงิน ขณะเดียวกันก็อาจจะวัดออกมาในลักษณะลำดับคะแนน
ก็ได้เช่น ดีมาก ดี ต้องพัฒนา หรือต้องปรับปรุง เพื่อดูผลงานหรือระเบียบวินัยที่เกิดขึ้น

อย่างไรก็ดี ในเรื่องการวัดผลของกิจกรรมนั้น ที่สำคัญคงจะเป็นผลที่เกิดในด้านทัศนคติหรือจิตใจของพนักงาน ซึ่งวัดค่อนข้าง
ยาก ต้องอาศัยระยะเวลาในการพิจารณา และสังเกตความเปลี่ยนแปลงที่ค่อย ๆ เกิดขึ้น แต่ผลสำเร็จของกิจกรรม 5 ส ในด้านทัศนคติ
หรือจิตใจนี้ คือผลสำเร็จที่จะสร้างศักยภาพให้แก่องค์การได้มากที่สุด และถือว่าเป็นผลสำเร็จที่สำคัญที่สุด เพราะเป็นพื้นฐานในการ
พัฒนาด้านอื่น ๆ

ภาพที่ 35 ขั้นตอนการทำ 5 ส

ที่มา : เรืองวิทย์ เกษสุวรรณ์, 2545 : 176

ประโยชน์ของ 5 ส

ในการประเมินประโยชน์โดยรวมของการประกอบกิจกรรม 5 ส นั้น นักวิชาการต่าง ๆ ได้สรุปไว้ดังนี้

1. ลดปัญหาการสูญเสีย และค่าใช้จ่ายในการซ่อมเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ

การทำ 5 ส จะกำหนดว่าพนักงานคนใดหรือหน่วยใดจะต้องดูแลและรักษาอุปกรณ์นี้ให้อยู่ในสภาพที่พร้อมจะใช้งานอยู่เสมอ
อุปกรณ์เครื่องใช้ก็จะได้รับการดูแลเอาใจใส่ ก่อให้เกิดความคงทนในการใช้งาน บริษัทหรือองค์การก็ไม่ต้องสิ้นเปลืองงบประมาณ
ในการจัดหาหรือซ่อมแซมอุปกรณ์เหล่านั้นบ่อย ซึ่งสามารถเปรียบเทียบให้เห็นเป็นรูปธรรมได้มากที่สุด คือก่อนและหลังที่จะนำ 5 ส
มาใช้

2. สามารถใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

การนำ 5 ส เข้ามาใช้นั้น นอกจากจะยืดอายุการใช้งานให้แก่อุปกรณ์ต่าง ๆ แล้ว ยังส่งผลให้งานที่ต้องอาศัยอุปกรณ์เหล่านั้น
มีประสิทธิภาพในการทำงานอย่างสม่ำเสมอ เพราะอุปกรณ์ต่าง ๆ มีการกำหนดแนวทางในการดูแลทำนุบำรุง และผู้ดูรักษาเอาใจใส่
อย่างสม่ำเสมอ

3. ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มโดยใช่เหตุ

เมื่อพิจารณากันในรายละเอียด ตั้งแต่การสะสางในขั้นตอนแรก ทำให้แยกแยะได้ว่า มีวัสดุอุปกรณ์เหลืออยู่จำนวนเท่าใด
ของบางตัวมีราคาค่อนข้างสูง เบิกไปแล้วหลายคนเอาไปเก็บไว้ตามตู้ตามลิ้นชัก ไม่ได้สนใจอีก พอสะสางออกมาได้ของเป็นจำนวน
มาก สามารถนำมาใช้ได้ ตรงนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อของใหม่ ๆ ได้ ซึ่งจะเห็นว่าเป็นจำนวนที่มากมายเพียงใด

4. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

5 ส เข้ามาแก้ปัญหาทางเอกสารได้มาก เพราะระบบของ 5 ส ทำให้ค้นหาหลักฐานต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น บางหน่วยงานสามารถ
หาหลักฐานออกมาดูได้ภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งนาที จะเห็นชัดถึงประโยชน์จากการทำ 5 ส เป็นดี การใช้เวลาในการหาเอกสารน้อย
เท่าไร ยิ่งผลสะดวกในการทำงานมากเท่านั้น เพราะเราสามารถประหยัดเวลาในการทำงานได้ บางหน่วยงานหลายครั้งที่มีปัญหาใน
การหาหลักฐาน ไม่มีเวลาหาหลักฐาน ทำให้งานไม่เดินเท่าที่ควร ทำให้ในปัจจุบันจังมีแนวคิดที่จะนำ 5 ส มาใช้เป็นเทคนิคในการ
จัดการคุณภาพมากขึ้นในทุกองค์การอย่างจริงจัง

5. พัฒนากระบวนการผลิตและการจัดการคลังพัสดุ

การทำ 5 ส ในขั้นตอนการ "สะสาง" ก่อให้เกิดการไหลเวียนของวัสดุมากขึ้น และ 5 ส จะช่วยให้การเก็บวัสดุอุปกรณ์มีความ
เป็นระเบียบและอยู่ในที่ที่ควรจะอยู่ และเกิดความสะดวกในการหยิบใช้ได้ตรงประเภทของงานที่ต้องการ เมื่อใช้เสร็จก็สามารถเก็บ
คืนได้ถูกที่ ผู้ใช้คนต่อไปสามารถหยิบใช้ได้เร็ว ทำให้ลดเวลาในการทำงานได้เป็นอย่างดีไม่เสียเวลาในการค้นหา

6. ได้สินค้าที่มีคุณภาพและลูกค้าพึงพอใจ

เนื่องจาก 5 ส เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมเพิ่มผลผลิต เมื่อทำ 5 ส แล้วสถานที่ทำงานหรือสถานที่ประกอบการสะอาด เครื่องจักร
เครื่อมือเครื่องใช้ได้รับการดูแลอย่างทั่วถึงและต่อเนื่อง ส่งผลให้ผลผลิตหรือสินค้าที่ได้มีความสะอาดและคุณภาพเพิ่มขึ้นด้วย และนอก
จากนี้ การทำ 5 ส ยังส่งผลให้ภาพพจน์ขององค์การดีขึ้นในสายตาลูกค้าสร้างความพึงพอใจให้เกิดขึ้นกับลูกค้าเพราะสถานที่ประกอบการ
สะอาดเป็นระเบียบ ผลิตผลที่ได้มีคุณภาพ

7. ได้บุคลากรที่มีคุณภาพ

เป็นคุณประโยชน์สำคัญและมีคุณค่าอันประเมินค่าไม่ได้มากที่สุดของการทำ 5 ส ทั้งนี้การประกอบกิจกรรม 5 ส นอกจากจะส่ง
ผลให้คนที่ปฏิบัติมีความเป็นระเบียบวินัยในการทำงานแล้ว ระเบียบวินัยที่เกิดขึ้นจะติดตัวบุคคลนั้นไปยังทุก ๆ ที่ที่เขาได้มีโอกาสเข้าไป
ร่วมงาน เพราะบุคคลที่มีความรู้ความสามารถคือปัจจัยสำคัญของการพัฒนาองค์การและประเทศชาติอย่างยั่งยืน

ที่มา: http://www.bcc.rmutp.ac.th/teacher/tasanee/Unit%204/4-3Technic.htm#5S